• O FIRMIE
  • O NAS
  • MISJA
  • PARTNERZY
  • REFERENCJE
  • NASZE OSIĄGNIĘCIA
• AKTUALNOŚCI
• NOWOŚCI MICROSOFT
• SAP BUSINESS ONE
• BIZNES W CHMURZE
• FINANSOWANIE IT
• ROZWIĄZANIA
•   WEDŁUG POTRZEB BIZNESU
  • SYSTEM CRM
  • WORKFLOW
  • CENTRALIZACJA
  • ZDALNY DOSTĘP
  • BEZPIECZEŃSTWO
  • ORGANICZNY ROZWÓJ
  • MOBILNI PRACOWNICY
  • PODNIESIENIE EFEKTYWNOŚCI
•   WEDŁUG BRANŻ
  • WOJSKO
  • FARMACJA
  • MOTORYZACJA
  • PRZEMYSŁ CIĘŻKI
  • PLACÓWKI MEDYCZNE
  • PRZEMYSŁ SPOŻYWCZY
  • TRANSPORT I SPEDYCJA
• USŁUGI
  • SIECIOWE
  • SERWISOWE
  • PROGRAMISTYCZNE
  • NAJEM SPRZĘTU
• PRODUKTY
  
  wybierz produkt AcerALTIRISCISCOCITRIXDellEmersonFujitsu SiemensHPIBMIGELIntelLENOVOMICROSOFTNetAppRAKSSAMSUNGSAP BUSINESS ONESUPEROFFICESYMANTECTANDBERGVMWAREWebCon WorkflowXEROXZSCALERFoxit PDFKroll Ontrack

Workflow

Elektroniczny obieg dokumentów  

WebCon Workflow pozwala na modelowanie dowolnych obiegów dokumentów w firmie, np. obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej, obieg delegacji, obieg faktury kosztowej, obieg reklamacji itp. System pozwala na skanowanie dokumentów papierowych bezpośrednio do środowiska SharePoint. Dokumenty po opisaniu i oznaczeniu kodem kreskowym są skanowane do systemu, gdzie rozpoczynają swój obieg. System wykorzystuje system OCR, który automatycznie potrafi połączyć zeskanowany dokument (oznaczony kodem kreskowym) z jego opisem. Wybór konkretnej ścieżki przejścia dla dokumentu może być wybrany na podstawie typu dokumentu, miejsca skanowania, rodzaju przesyłki itp. Każdy krok, w jakim może się znaleźć dany typ dokumentu, ma nie tylko określone ścieżki przejścia, ale także maksymalny czas oczekiwania na aukcję użytkownika, co zapobiega sytuacji przetrzymywani dokumentów przez daną osobę dłużej niż ściśle określony czas.
Użytkownik systemu, wchodząc na własną, spersonalizowaną stronę systemu obiegu dokumentów, widzi dokumenty, które do niego trafiły. Może przejrzeć historię każdego z nich, dowiedzieć się, kto jest jego autorem, a kto autorem poprawek. System automatycznie powiadamia użytkownika o nadejściu nowego dokumentu za pomocą e-maia.

 

Bezpieczeństwo

System obiegu dokumentów nadaje poszczególnym użytkownikom uprawnienia do konkretnego dokumentu, dlatego na dokumencie można wykonać tylko te operacje, które są dla danej osoby dostępne. Przykładowo sekretarka może jedynie nadać numer dokumentowi i przesłać go dalej do właściwej osoby, akceptacja należy do dyrektora.

Integracja z zewnętrznymi systemami

Na każdym etapie obiegu możliwa jest integracja z systemami zewnętrznymi za pomocą udostępnionych funkcji w postaci WebService. Dzięki integracji z zewnętrznymi systemami ERP możliwe jest zaimplementowanie zgromadzonych w nich danych do systemu Workflow. W trakcie realizacji obiegu dokumentu możliwe jest wykorzystanie danych zgromadzonych w systemie zarządzania zasobami przedsiębiorstwa w postaci słowników zawierających listy kontrahentów, nazwy firm, kody produktów itp. Rozwiązanie to w znacznym stopniu upraszcza pracę. Dodatkowo na każdym etapie obiegu możliwe jest przekazywanie danych do systemu ERP. Dzięki pełnej integracji obu tych systemów wymiana informacji, jej przetwarzanie staje się prostsze niż kiedykolwiek. 

Obsługiwane systemy zewnętrzne to SAP oraz CDN XL.

Integracja z Office System

WebCon Workflow oparty jest o platformę SharePoint i integruje się z aplikacjami pakietu Office 2003/2007. Zestaw wtyczek zapewnia bezpośredni dostęp do rezerwacji numerów czy adresów wysyłkowych, a zadania przydzielone przez system widoczne są także w aplikacji Outlook.
Integracja z systemami zewnętrznymi. System wyposażony jest w zestaw interfejsów, które umożliwiają łatwą integrację z systemami zewnętrznymi. Posiada adaptery dla wybranych systemów ERP, co umożliwia import danych np. korzystanie z listy kontrahentów czy listy kont księgowych. Modułowa budowa daję możliwość łatwej rozbudowy o nowe adaptery. Oprócz możliwości rozszerzenia systemu o import i eksport danych z systemów zewnętrznych WebCon Workflow udostępnią swoje funkcje na zewnątrz w postaci interfejsu opartego o WebSwervice. Daje to możliwość sterowania obiegiem z zewnętrznych systemów np. rozpoczęcie lub przejście do następnego kroku może być inicjowane poprzez wysyłkę wiadomości SMS.

Rozszerzalność

Jeśli w danym kroku obiegu dokumentów potrzebujemy zaawansowanej funkcjonalności możliwe jest stworzenie modułu aplikacyjnego, który ją realizuje. Nowy moduł korzysta z interfejsu programowego API udostępniającego zasoby WebCon Workflow.
Przykładem rozszerzenia obiegu dokumentów jest moduł WebCon Budgeting umożliwiający kontrolę budżetów na podstawie zakładanych limitów i faktur kosztowych znajdujących się w systemie.
Często rozszerzeniami systemu są moduły opisu faktury kosztowej, zaawansowane kalkulatory np. zdolności kredytowej itp.

Kody kreskowe

Każdy dokument w systemie posiada unikalną sygnaturę, która może być nanoszona na dokument papierowy w formie naklejki z kodem kreskowym. Oznaczenie dokumentu kodem kreskowym daje możliwość łatwego odnalezienia dokumentu w systemie za pomocą czytnika kodów kreskowych. System automatycznie rozpoznaje kod kreskowy na zeskanowanym dokumencie i przyporządkowuje go do opisu dokumentu bez ingerencji operatora.

Raportowanie

WebCon Workflow zawiera moduł raportujący zawierający szereg raportów opisujących ogólny stan systemu jak i poszczególne obiegi dokumentów wraz z wykazem użytkowników, u których dokumenty zalegają.

Korzyści biznesowe

 Dla firmy:

• Szybki obieg informacji w firmie – także między różnymi oddziałami
• Oszczędność papieru i materiałów eksploatacyjnych (ograniczenie dokumentacji papierowej)
• Ograniczenie ilości zagubionych dokumentów
• Kontrola nad czasem przebywania dokumentu w danym miejscu
• Możliwość grupowania i wyszukiwania dokumentów
• Dostęp do dokumentów OnLine
• Kontrola dostępu do poszczególnych dokumentów
• Uzyskiwanie potwierdzenia o zapoznaniu się z dokumentem
• Wgląd w historię obiegu poszczególnego dokumentu

Dla Księgowości

• Faktury w formie papierowej trafiają wprost do księgowości. Zmniejsza się ryzyko zagubienia faktury
• Każdy dokument jest jednoznacznie identyfikowalny na podstawie m.in. kodu kreskowego. Każdy dokument posiada pełny opis w systemie Workflow
• Automatyczny proces księgowania do systemu ERP z poziomu Workflow
• Zbudowane z pomocą Microsoft Reporting Services raporty kontrolne dostępne dla pracowników księgowości. M.in. informacje o fakturach zarejestrowanych w firmie, fakturach w trakcie procesu obiegu wraz z informacją o ilości dni, z jaką przebywają w firmie i kto je przetrzymuje

Dla Kierowników Działów

• Uporządkowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej dla działu
• Dostęp do elementów przez przeglądarkę www
• Automatyczne powiadomienia o nowej korespondencji/ nowych fakturach itp.
• Opis faktur kosztowych w formie elektronicznej
• Dostęp do wszystkich faktur kosztowych swojego działu, a tym samym kontrola wydatków, bieżąca informacja o procesie księgowania czy realizacji płatności
• Zestawienie wydatków na tle zaplanowanego budżetu
• Proste odzyskanie korespondencji z danym klientem

Dla obsługi sekretariatu

• Bardzo prosta rejestracja korespondencji
• Automatyczna dystrybucja powiadomień o nowych elementach
• Automatyczne podpowiadanie
• Automatyczne rozpoznawanie skanowanych dokumentów i podpinanie pod wprowadzone elementy

drukuj ten artykuł